С 1 января 2013 года мы начали внедрять у себя в компании электронную систему документооборота на базе программы 1С Документооборот. Эта программа наиболее удовлетворяет стоящим перед нами задачам:

— создание электронного архива «разношерстных» документов и информации:  с определенной структурой, с поисковой системой

— четкое структурирование разных видов информации: нашей внутренней, клиентской, входящих запросов от клиентов, ответов на вопросы…

— регистрация документов

— контроль за ответами на запросы клиентов

— связи между документами

— постановка и контроль задач между нами

— учет рабочего времени и времени, затрачиваемого на те или иные задачи с целями калькуляции стоимости наших работ и подготовки внешних отчетов для клиентов.

Хотелось сделать все и сразу))) Чтобы с 1 января все работали в системе, все сохранялось, регистрировалось и т.д. Через месяц мы поняли, что все нужно делать постепенно, шаг за шагом и разделить слона на кусочки, которые и отрабатывать в системе. А в первую очередь измениться самим внутренне, приучить себя к работе в системе, к более высокому уровню самоорганизации и ответственности за свои действия.

Не очень удачный был опыт со внешним внедренцем – на понимание наших внутренних процессов стороннему человеку нужно очень много времени. Здесь нужно знание и специфики работы, и построения бизнес-процессов и знание 1С Документооборот. Плюс ни у кого нет достаточно времени, чтобы уделять его объяснением процессов внедренцу.

Поэтому за дело взялись мы сами. Конечно, с поддержкой программиста по 1С.

Мои первые выводы:

1.       С началом внедрения я поняла, что регламентация внутренних бизнес-процессов в компании находится в зачаточном состоянии. И что для начала, не плохо было бы понять, какие же процессы у нас происходят, какие виды документов мы готовим и т.д. Хотя до этого я думала, что я все понимаю и что у нас все есть, — регламенты внутренние существуют давно)))   Это было Открытие №1!

2.       Открытием №2 стало то, что как-то вдруг и сразу ничего не получается. Что почему-то народ не воспринимает все так же на «ура», как я, и что всем как-то, мягко говоря, не до программы. Особенно это относится к людям за…, которым гораздо сложнее, чем молодежи схватить принципы работы программы. Зато такие сотрудники (не люблю это слово), коллеги, более ответственные и дисциплинированные.

Поэтому нужно было понять, с чего же начать.

И начали мы с создания электронного архива. С попутным решением вопросов структуры, созданием видов документов и нумераторов.

Затем я перешла к блоку задач по учету рабочего времени – в разрезе каждого специалиста, каждого клиента и по видам работ, которые являются нашими продуктами.

3.       Открытием №3 стало то, что нужно четко понимать, что хочешь от системы. Поскольку поле действий для доработок очень широкое.

4.       Открытием №4 стало то, что жизнь станет веселее))), если наши клиенты будут работать — сохранять документы и информацию и общаться со специалистами непосредственно в системе Документооборота. И тут мы столкнулись с очередной интересной проблемой, которая привела нас к Открытию №5)))

5.       Открытием №5 явилось то, что нам нужно построить систему документооборота и прописать основные бизнес-процессы применительно к совместной работе еще и у клиентов!!! Хотя все взаимодействие было закреплено в рабочих графиках к договорам, у всех есть графики документооборота, но когда начинаешь работать в более цивилизованном пространстве, понимаешь, что жизнь – это одно, а существующие регламенты – другое. И приходится создавать новые регламенты, но которые реально работают, причем, чем проще, тем лучше. Чем толще и детальнее талмуд, тем у него все больше шансов отправиться пылиться в шкафчик)))

Какие ближайшие планы:

1.       Отработать  систему нумераторов для различных видов документов и регламентировать процесс присвоения номеров.

2.       Отработать постановку задач друг другу и контроль исполнения задач

3.       Упорядочить бесконечную переписку с клиентами по текущим вопросам, придать ей статус исходящей информации и сохранять наиболее важные вопросы в виде документов. Это связано прежде всего с вопросами ответственности, с регламентацией работы, а также с целями прослеживать цепочки связей с другими документами, сократить время на поиски в электронной почте.

Автор статьи: Филичева Марина. Руководитель компании.

Просмотров (16163)