Знаете, чего нам очень не хватает? Учебника по бухгалтерской логистике!!! Логистика направлена на оптимизацию и рационализацию процессов. Но чтобы что-то усовершенствовать, нужно сначала написать «как есть» и «как надо», а потом сопоставить. Немного креатива, и получится то, что нужно именно вам. Получившуюся Памятку выдать всем участвующим в процессе лицам. И пусть только попробуют потом сказать, что не знали)))
Давайте начнем с командировок.
ПАМЯТКА №____
Этапы и требования к оформлению сопутствующей документации по командировке
ЭТАП № 1 – ПОДГОТОВКА
- Руководитель принял решение отправить сотрудника в командировку.
- Информирует сотрудника, бухгалтерию (других заинтересованных лиц).
Оформляем:
- Служебное задание, У-Форма №Т-10а.
Не забываем указать цель, время и место командировки.
ответственный: руководитель, помощник руководителя, секретарь, офис-менеджер и пр.
- Приказ, У-Форма № Т-9а.
ответственный: кадровик или бухгалтер
- Командировочное удостоверение, У-Форма №Т-10
ответственный: руководитель, помощник руководителя, секретарь, офис –менеджер и пр.
Выдача аванса
- Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет на командировку (свободная форма)
ответственный: командированный сотрудник (пишет заявление), бухгалтер (при необходимости помогает сделать калькуляцию расходов)
- Перевод/выдача аванса* — б/карта/из кассы организации.
ответственный: бухгалтер (выдача происходит на основании завизированного Заявления, см. п.6)
*Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные), ст.168 Трудового кодекса РФ.
Максимальные суммы суточных, которые не облагаются НДФЛ
— до 700 руб. в день при командировке по России;
— 2500 руб. в день при загранкомандировке, фиксированная сумма, меньше нельзя.
Подписываем документы
- Приказ, Служебное задание, Командировочное удостоверение
ответственный: руководитель.
- Руководитель собственноручно делает надпись на «Заявлении сотрудника о выдаче аванса под отчет на командировку», н-р: Разрешаю выдать 20 000 (двадцать тысяч) руб. на четыре календарных дня. Число. Подпись.
Дополнительно, если отгружаем или оказываем услуги
- Счет-фактура. Товарная накладная/Акт выполненных работ. Акт приема-передачи. Транспортная накладная. Путевой лист. Гарантийный талон. Сертификат и т.д.
ответственный: руководитель, помощник руководителя, секретарь, офис-менеджер, менеджер по продажам и пр.
11. Командировочное удостоверение + Служебное задание – сотрудник берет с собой в командировку+ дополнительные док-ты (см. п.10)
ЭТАП № 2 – ПРЕБЫВАНИЕ СОТРУДНИКА В КОМАНДИРОВКЕ.
«Собираем» расходы
- Поел, попил, переночевал, прокатился на такси? Возьми чек! Сохрани его! см. п.17
- «Засвидетельствуй свое почтение» принимающей стороне, и она сделает тебе отметку в Командировочном удостоверении: «Прибыл в…», «Выбыл из…». Да, только не забудь проверить число, подпись и печать. Все на месте? см. п.16
ЭТАП № 3 – ВОЗВРАЩЕНИЕ СОТРУДНИКА. ОТЧЕТ.
Миссия выполнена!
- Служебное задание. Заполняем раздел «Краткий отчет о выполнении задания», н-р: Переговоры проведены. Но, если эмоции переполняют, то допишите, где, с кем, когда и при каких обстоятельствах вами была утеряна подотчетная сумма, а заодно и чек.
ответственный: командированный сотрудник
- Авансовый отчет, У-Форма №АО-1. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере.
ответственный: командированный сотрудник и бухгалтер.
Особенности предоставления некоторых документов
— Электронный билет+ эл.сообщение от поставщика услуги о произведенной покупке (последнее не обязательно но желательно).
— Посадочный талон.
— Выписка по счету, подтверждающая факт списания денег на покупку.
— Ксерокопия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы, если командировка заграничная.
— Перевод всех документов, которые подтверждают факт расходования подотчетной суммы (перевести можно основные, ключевые слова, предложения, которые объясняют расход, дату, сумму, место пребывания) с иностранного языка.
Миссия «провалилась»!
- Нет отметки принимающей стороны в Командировочном удостоверении, см. п.13
- Нет подтверждающих документов по расходу денежных средств, для Авансового отчета, см. п.12.
Автор статьи: Ильясова Ольга, организация рабочих процессов в бухгалтерии
Просмотров (5298)